Recientemente, comentaba en un post una actividad que llevé a cabo con la finalidad de cubrir varios objetivos de mi emprendimiento, entre ellos destaco:

*Cumplir un objetivo de mi planificación anual, concerniente al fortalecimiento de mi marca personal.

*Atraer y retener clientes con miras a fortalecer una expansión proyectada para el 2025.

La actividad realizada la califiqué como exitosa, sin embargo, no dejó de tener sus detalles en cuanto a la planificación y organización del evento. Lejos de buscar perfeccionismo, el post de hoy tiene la finalidad de evaluar los errores en los que incurrí y que vienen a formar parte de ese aprendizaje necesario para seguir avanzando en mi propuesta.

Contextualizando un poco les comento que el evento lo planifique en una bonita cafetería de mi ciudad, pues la idea central era hacer un conversatorio con dinámicas incluidas por lo que tenía características de taller, para ello hice contacto con la dueña del lugar y le expuse la idea, con lo que yo consideré, llena de detalles puntuales. Ella estuvo de acuerdo con lo planteado y dio señales de que había comprendido lo que yo como cliente quería. Veamos lo que pasó:

El espacio: El lugar quedó pequeño para el número de personas que asistieron, aunque fue algo que observé desde el primer momento, no le presté la atención debida, posiblemente por ese halo de inseguridad con respecto a mi “capacidad de convocatoria”. Por lo que para el próximo encuentro es un asunto que tendré más en cuenta, este error me llevó a otro.

La logística del lugar: Cuando convine con la dueña le expliqué que parte de la dinámica era que a mitad del evento, haríamos el Coffee Break que abriría el espacio para la tertulia. Resulta que ella no tenía capacidad de respuesta para atender a las quince personas previstas y menos a las veinte que asistieron. Los cafés llegaron fríos, y con diferencias de hasta 20 minutos entre ellos.

Debo acotar que la dueña no estaba presente y que sus tres empleados aunque amables y atentos, tenían poca experiencia en estos menesteres, por otra parte, habíamos hablado de tener disponible algún bocadillo para aquellas personas que quisiesen comer algo, pues ¡No había nada!, no salía de mi asombro, ya que dos días antes le había confirmado que iban las personas prevista y supuestamente ambas estábamos clara en lo que “teníamos que hacer”.

En dónde está el error. La falta de observación atenta, el día que fui a conocer el lugar y a entrevistarme con ella, su interés estaba centrado en cómo se hace un buen café, es parte de lo que ofrece a sus clientes y lo hace muy bien, su cafetería está pensada como una experiencia íntima, personalizada, definitivamente, atender grupos no está en su mira ni tiene capacidad de respuesta para ello.

Pienso que ella como emprendedora perdió una buena oportunidad para captar y retener clientes y que yo, aunque no podía prever esta falta de interés, tenía que estar atenta a lo que observaba y sacar mejores conclusiones antes de cerrar “nuestro trato”.

Lo que me lleva al punto central: A la hora de organizar un evento se hace indispensable hacer una lista detallada que cubra el máximo de tus expectativas, de las preguntas puntuales que den respuestas a las necesidades que requieres cubrir en este sentido, para poder mirar más objetivamente y no dejarte llevar solo por el entusiasmo, ya que este, aunque es muy gratificante e impulsador, tiende a obnubilar el sentido común, no dejándonos ver lo que está a la vista.

Concluyendo, la experiencia me dejó un buen aprendizaje que tomaré en cuenta para mis próximos eventos, que por cierto, el jueves de esta semana que culmina, fui a visitar dos espacios que me ofrecieron, tengo que sentarme a hacer la lista de cotejo para evaluar, de la manera más objetiva posible, la conveniencia de cada uno de ellos. En otro post les comentaré sobre este trabajo.

In English

Recently, I commented in a post an activity that I carried out with the purpose of covering several objectives of my entrepreneurship, among them, I highlight:

*Fulfill an objective of my annual planning, concerning the strengthening of my personal brand.

*To attract and retain clients in order to strengthen a projected expansion for 2025.

I rated the activity as successful, however, it still had its details regarding the planning and organization of the event. Far from seeking perfectionism, today's post has the purpose of evaluating the mistakes I made and that are part of the necessary learning to continue advancing in my proposal.

Contextualizing a little, I tell you that I planned the event in a nice coffee shop in my city, because the main idea was to make a conversation with dynamics included, so it had the characteristics of a workshop, for this I contacted the owner of the place and I explained the idea, with what I considered, full of specific details. She agreed with the idea and gave signs that she had understood what I, as a client, wanted. Let's see what happened:

The space: The place was small for the number of people who attended, although it was something I noticed from the first moment, I did not pay due attention to it, possibly because of that halo of insecurity regarding my “convening capacity”. So for the next meeting it is an issue that I will take more into account, this mistake led me to another one.

The logistics of the place: When I agreed with the owner, I explained to her that part of the dynamics was that in the middle of the event, we would have the Coffee Break that would open the space for the discussion. It turned out that she did not have the capacity to attend to the fifteen people expected, let alone the twenty that attended. The coffees arrived cold, and with differences of up to 20 minutes between them.

I must point out that the owner was not present and that her three employees, although friendly and attentive, had little experience in these matters. On the other hand, we had talked about having a snack available for those people who wanted to eat something, but there was nothing, I could not get over my astonishment, since two days before I had confirmed that the expected people were going, and supposedly we were both clear on what “we had to do”.

Where is the mistake. The lack of attentive observation, the day I went to see the place and to meet with her, her interest was focused on how to make a good coffee, it is part of what she offers to her customers, and she does it very well, her coffee shop is designed as an intimate, personalized experience, definitely, attending groups is not in her sights, and she does not have the capacity to respond to it.

I think that she as an entrepreneur missed a good opportunity to attract and retain customers and that I, although I could not foresee this lack of interest, had to be attentive to what I observed and draw better conclusions before closing “our deal”.

Which brings me to the central point: When organizing an event it is essential to make a detailed list that covers the maximum of your expectations, of the specific questions that give answers to the needs you need to cover in this regard, to be able to look more objectively and not get carried away only by enthusiasm, because this, although it is very rewarding and driving, tends to cloud the common sense, not allowing us to see what is in sight.

In conclusion, the experience left me a good learning experience that I will take into account for my next events, which by the way, on Thursday of this week that ends, I went to visit two spaces that I was offered, I have to sit down to make a checklist to evaluate, as objectively as possible, the convenience of each one of them. In another post, I will comment on this work.