Two lessons for our entrepreneurship || Dos lecciones de nuestros emprendimientos

Starting an enterprise generates a lot of excitement. We set in motion a plan that sometimes looks very nice in our heads, but soon reality visits us and we have to be prepared. That is why I think it would be wise today to share things that we have found useful from our own experience and perhaps others can also benefit from them.

As a family we have had several small ventures that have lasted for different lengths of time and ended at different stages, some earlier than others, for example, in the world of cakes, ice cream, coffee, intimate apparel, among others. Undoubtedly, the experience gained from the first ones help us a lot to prepare for the ones that come later, financially, technologically, mentally and emotionally. After having thought about it for a while, I think that today I will only talk about two suggestions I could give from those experiences.

PREFER THE BEST QUALITY RAW MATERIAL.

It is normal that when we start we are giving importance to costs, whether we will cover them to begin with, or that we want the best profit margin by taking advantage of any "advantage" we can get in the manufacturing process. Therefore, economising on raw materials seems like a good option when it presents itself. However, sometimes this is accompanied by a reduction in the quality of what we buy, affecting the process and the final product.

The process is affected because sometimes we have to use a few more steps or invest more time to get it to the point we want. An example of this is for example some brands of powdered milk for making ice cream. Maybe choosing the cheapest ones can lead to buying something that is not even whole milk. In our case, it meant that the liquid did not have the desired consistency, so we had to blend longer or add more product. This decision was leading us to use more energy and time in the process.

Also, it affects the final product because it affects the quality. It is very important that our new product stands out from the others - why should they buy something that they can find in more than one place? And for that we need the quality to be in the materials we make it with. For example, when I started buying coffee beans from local growers I learned a little bit to distinguish the smell, size and colour in order to be looking for the best possible quality. There is no doubt that the final product is different when you make sure you have the best quality and selection. I remember that I used to set aside the best batches to roast more carefully. The result was very different. That was the one I left for home. When visitors tasted my coffee they would ask me where I had bought it, and were surprised to learn that I roasted it myself. A lot of it was the quality of the beans.

KEEP THE NUMBERS IN MIND.

Was this advice disappointing? Well, it seems logical coming from a chartered accountant. Yes, while it may seem difficult and annoying to some, it is part of the success of any venture. Simply put, you have to know how much money you are making, what the payback period is, and when the time has come when a line or product is no longer profitable.

The type of accounting that applies to this is cost accounting, which accounts for raw material inventory, labour costs, and places a premium on efficiency and effectiveness. When I saw this type of accounting at university I found it exciting. But throughout my professional career I had only dealt with retail and hotel accounting, but never with cost accounting as such, until entrepreneurship came along!

It was my chance to put all my knowledge into practice when I helped my wife to keep the accounts for her work with underwear manufacturing. The last time I used it was when we were making ice cream. I admit that it's a painstaking thing to do and may seem extreme to some people. But I think there is a lot of value in doing it this way.

For example, when buying powdered raw materials, I would record the purchase by the grams that it said on the packaging. But there would come a time when it would say: "Two spoonfuls were used". So I asked myself: what is the cost of those two spoonfuls? You had to know what the cost of each gram of that product is (that's the easiest thing to do, by dividing the cost of the product by the grams) and how many grams each spoonful of that product weighs. By knowing this information, we get the real cost of the raw material for the product. This allows us to know how much is needed for each production batch, and obviously what the selling price of the product should be.

Knowing the numbers makes you know where they stand, where they are going, and whether they need to go one step further. Thanks to this, we were able to know the exact moment when it would no longer be profitable to make one more batch of ice cream production. At that point we stopped, because that would have been to risk starting to lose money. So if you need help with that, it is well worth asking for it and avoid realising that you are in the red when there is little you can recoup.

I think these are two simple but significant suggestions that I have learnt as I went along but have found very useful. Maybe you have used them too, how have you done with them? I'll read them in the comments - see you next time!

Empezar un emprendimiento genera mucha ilusión. Ponemos en marcha una planificación que a veces se ve muy bonita en nuestra cabeza, pero rápidamente la realidad nos visita y tenemos que estar preparados. Por eso me parece atinado hoy compartir cosas que desde nuestra propia experiencia nos ha resultado útil y tal vez otros también puedan aprovecharlas.

Como familia hemos realizado varios pequeños emprendimientos que han tenido diferentes duraciones y finalizado en diferentes etapas, unas más tempranas que otras, como por ejemplo, en el mundo de los pasteles, helados, café, ropa íntima, entre otras. Es indudable que la experiencia ganada con los primeros nos ayudan mucho a prepararnos para las que vienen después, de forma financiera, tecnológica, mental y emocional. Luego de haber pensado un poco sobre ello, creo que hoy sólo hablaré de dos sugerencias que podría dar desde esas experiencias.

PREFIERE LA MEJOR CALIDAD EN LA MATERIA PRIMA

Es normal que al empezar le estemos dando importancia a los costos, si llegaremos a cubrirlos para empezar, o que queremos el mejor margen de ganancia aprovechando cualquier "ventaja" que podamos obtener en el proceso de manufactura. Por eso, economizar en la materia prima parece buena opción cuando se presenta. Sin embargo, a veces ésto viene acompañado de una rebaja de la calidad de lo que compramos, afectando el proceso y el producto final.

Se afecta el proceso porque a veces hay que usar algunos pasos más o invertir más tiempo para llevarlo al punto que queremos. Un ejemplo de ello es por ejemplo algunas marcas de leche en polvo para hacer helados. Tal vez elegir las más económicas puede llevarnos a comprar algo que ni siquiera es leche completa. En nuestro caso, generaba que el líquido no tuviera la consistencia deseada, entonces había que licuar por más tiempo o agregar más producto. Ésta decisión nos estaba llevando a usar más energía y tiempo en el proceso.

También, se afecta el producto final porque afecta la calidad. Es muy importante que nuestro nuevo producto se distinga de los demás. ¡Claro! ¿Por qué deberían comprar algo que pudieran encontrar en más de un lugar? Y para ello necesitamos que la calidad esté en los materiales con el que lo hacemos. Por ejemplo, cuando empecé a comprar café en grano a cultivadores locales aprendí un poco a distinguir el olor, tamaño y color para estar buscar la mejor calidad posible. Es indudable que el producto final es diferente cuando uno se asegura de tener la mejor calidad y selección. Recuerdo que solía apartar los mejores lotes para tostarlos más cuidadosamente. El resultado era muy diferente. Ese era el que dejaba para mi casa. Cuando visitantes probaban mi café me preguntaban dónde lo había comprado, y quedaban sorprendidos al saber que yo mismo lo tostaba. Mucho de ese resultado era la calidad del grano.

LLEVA LOS NÚMEROS

¿Fue decepcionante éste consejo? Pues, parece lógico viniendo de un contador público. Sí, aunque a algunos le parece algo difícil y fastidioso, es parte del éxito de cualquier emprendimiento. Sencillo, hay que saber cuánto dinero estás ganando, cuál es el período de recuperación de la inversión, y cuándo ha llegado el momento en el que una línea o producto ya no es rentable.

El tipo de contabilidad que aplica para esto es la contabilidad de costos, en la que se lleva cuenta de los inventario de materia prima, el costo de la mano de obra, y se le da mucha importancia a la eficiencia y la eficacia. Cuando vi éste tipo de contabilidad en la universidad me pareció apasionante. Pero a través de toda mi carrera profesional sólo manejé contabilidad de comercios y hoteles, pero nunca contabilidad de costos como tal. ¡Hasta que llegaron los emprendimientos!

Fue mi oportunidad para poner en práctica todo mi conocimiento cuando ayudé a mi esposa a llevar las cuentas de su trabajo con la fabricación de ropa interior. La última vez que lo empleé fue cuando hacíamos helados. Admito que es algo minucioso y quizás a algunos les parezca extremista. Pero pienso que tiene mucho valor hacerlo así.

Por ejemplo, al comprar materia prima en polvo, yo registraba la compra por los gramos que decía el empaque. Pero llegaba el momento que se decía: "Se usaron dos cucharadas". Entonces yo me preguntaba: ¿cuál es el costo de esas dos cucharadas? Había que saber cuál es el costo de cada gramo de ese producto (eso es lo más sencillo, dividiendo el costo del producto entre los gramos) y cuántos gramos pesa cada cucharada de ese producto. Al saber ésa información logramos tener el costo real de esa materia prima para el producto. Gracias a eso se puede saber cuánto se necesita para cada lote de producción, y obviamente cuál debería ser el precio de venta del producto.

Saber los números hace que conozcas en dónde están parados, hacia dónde van, y si deben dar un paso más adelante. Gracias a ello, pudimos saber el momento exacto en el que ya no sería rentable hacer un lote más de producción de helados. En ese momento nos detuvimos, porque hubiese sido arriesgarnos a empezar a perder dinero. Por eso, si necesitas ayuda con eso, bien vale la pena que la pidas y evites darte cuenta de que tienes números rojos cuando es poco lo que puedes recuperar.

Creo que son dos sugerencias sencillas pero significativas que las he aprendido sobre la marcha pero que me han servido mucho. Tal vez también las hayas empleado. ¿Qué tal te ha ido con eso? Los leo en los comentarios. ¡Hasta la próxima!

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_{I invite you to take a look at INLEO' s initiative to find interesting ideas like this to publish this July. || Te invito a dar un vistazo a la iniciativa de INLEO para que encuentres ideas interesantes como éstas para publicar éste mes de julio}

FUENTES / SOURCES

_{Cover: Made with the free version of CANVAS || Portada: Hecho con la versión gratuita de CANVAS
Images: Shot with my Canon EOS Rebel t3i camera and edited with GIMP || Imágenes: Realizadas con mi cámara Canon EOS Rebel t3i y editadas con GIMP
Banner: Made by me in GIMP with my own images and free resources from the site pfpmaker.com || Banner: Hecho por mi en GIMP con imágenes propias y recursos gratuitos del sitio pfpmaker.com
Language: Post written in Spanish and then translated into English through DeepL || Idioma: Post redactado en español y luego traducido al inglés mediante DeepL}

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